Proces verbeteringen

Vinden van verbeteringen

Mijn uitgangspunt hier is “verbeteringen voor de werkvloer door de werkvloer”. Dit betekent dat ik de mensen die in het proces zelf werken een leidende rol geef. Uiteraard worden zij hier bijgestaan door een moderator die verschillende LEAN methodieken gebruikt om de werkvloer te prikkelen en te komen tot nieuwe inzichten en potentiële verbeteringen.

Deze leidende rol van de werkvloer is niet alleen logisch vanwege hun kennis van het proces, maar ook voor de acceptatie van de veranderingen.

Als speciale focus heb ik het reduceren van de instroom – immers al het werk wat niet binnenkomt, daar hoeft ook niet naar gekeken te worden – zonder dat dit beperkend is voor de klanten, burgers en/of patiënten. Onze ervaring leert ons dat hier – vaak door eenvoudige middelen – heel veel te winnen valt.


Geoogste verbeteringen ofwel de zogenaamde “harvested savings” van 30% en meer zijn eerder regel dan uitzondering. Deze verbeteringen liggen voor een deel op het financiële vlak (minder kosten) en voor een deel operationele vlak (kortere bewerkings- en doorlooptijden) maar zeker ook op het commerciële (meer verkopen) en emotionele (hogere medewerkerstevredenheid en klantloyaliteit) vlak.

Implementeren van de verbeteringen

“Waarom is het zo moeilijk om goede verbeteringen te implementeren?” is een vraag die ik vaak ben tegengekomen. Het antwoord is natuurlijk voor de hand liggend: “Veranderingen brengen onzekerheden met zich mee en mensen houden hier niet van”.

Los van het feit dat ik de werkvloer zo vroeg mogelijk in het proces betrek en een leidende rol geef, heb ik daarnaast een aanpak ontwikkelt die ik de “New Mini Company” noemen.

Het idee van de “New Mini Company” is om binnen de bestaande afdeling met een klein groepje “believers” het nieuwe proces te starten.

Vaak begint dit met slechts een paar klantverzoeken per dag en groeit dit langzaam totdat alle mensen binnen de ”New Mini Company” de gehele dag volgens het nieuwe proces werken.


Voordelen van de “New Mini Company”:

  • Starten met een kleine groep “believers”
  • Risico is klein, immers mocht het niet werken, dan is het makkelijk terug te draaien
  • Eventuele kinderziektes worden snel zichtbaar
  • Aanpassingen zijn snel door te voeren

Door resultaten van de ”New Mini Company” duidelijk zichtbaar te maken binnen de afdeling, kunnen de overige collega’s eerst “de kat uit de boom kijken” en zichzelf overtuigen van het nieuwe proces. Onze ervaring is dat het werken met een ”New Mini Company” positieve reuring en energie brengt op de afdeling.

LEAN Denken en LEAN Individueel

De grootste winst van procesoptimalisatie komt in het algemeen niet uit de projecten maar uit de periode erna. Wanneer mensen eenmaal getriggerd zijn en een LEAN traject doorlopen hebben, zullen ze al snel nieuwe verbeteringen zien. De kunst is nu dit momentum vast te houden en de mensen een instrument te geven om deze creativiteit in kwijt kunnen. Dit instrument heet: LEAN Denken.

De essentie van LEAN Denken is dat de mensen op de afdeling gestimuleerd worden hun ideeën, zaken waar ze tegenaan lopen direct op te schrijven en op een zichtbare plek op de afdeling tegen de muur te plakken.

Om de twee weken komt de afdeling bij elkaar – ondersteunt door een Green Belt (medewerker met een Lean opleiding) – om de verschillende ideeën c.q. voorstellen kort te bespreken en te prioriteren.


Een belangrijk uitgangspunt is dat de verbeteringen in het regelvermogen van de afdeling moet liggen (eventueel met een kleine IT-inspanning). Ook hier is het visual management erg belangrijk zodat iedereen kan zien wat er gerealiseerd is en hoe groot het effect is.

Het effect van deze aanpak is groot, omdat het een continue proces is. Bij een Nederlandse bank heb ik in 18 maanden een verbetering gezien van 300%! Soms met hele simpele aanpassingen…

LEAN Individueel

Niet altijd kan iedereen meekomen met de steeds hoger wordende eisen voor productiviteit en kwaliteit. Soms heeft dit te maken met specifieke vakkennis en/of opleidingsniveau en worden medewerkers naar cursussen en trainingen gestuurd om zodoende de individuele productiviteit en kwaliteit te verhogen. Maar wat nu als dit niet helpt?

Vaak zien we in het geval van een lagere individuele productiviteit en kwaliteit dat grootste verbeteringen niet te bereiken waren met cursussen of trainingen maar met een individuele begeleiding door een LEAN Green Belt om de individuele effectiviteit en efficiëntie te verhogen.

Hiervoor heb ik een aanpak ontwikkelt en deze noem ik LEAN Individiueel.


Terug

Naar boven